Αναλυτικός Οδηγός Συμμόρφωσης για Επιχειρήσεις – Νομική Ανάλυση, Κίνδυνοι & Κυρώσεις
Από τη Δευτέρα 16 Φεβρουαρίου 2026 τίθεται σε πλήρη εφαρμογή το νέο Πληροφοριακό Σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, το οποίο αντικαθιστά οριστικά το προηγούμενο σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ».
Η μετάβαση αυτή δεν αποτελεί απλή τεχνολογική αναβάθμιση. Συνιστά μεταβολή της φιλοσοφίας ελέγχου της αγοράς εργασίας.
Το κράτος μεταβαίνει από την παθητική καταχώριση εντύπων σε ένα ενεργό ψηφιακό σύστημα παρακολούθησης της σχέσης εργασίας.
Για τις επιχειρήσεις, αυτό σημαίνει:
- Αυξημένη διαφάνεια
- Αυξημένη ιχνηλασιμότητα
- Περιορισμό άτυπων πρακτικών
- Μεγαλύτερη ευθύνη διοίκησης
Το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ δεν αφορά μόνο το λογιστήριο.
Αφορά τη συνολική εταιρική διακυβέρνηση.
1. Η Νέα Φιλοσοφία του Συστήματος
Το προηγούμενο ΕΡΓΑΝΗ λειτουργούσε ως μηχανισμός δήλωσης γεγονότων:
- Πρόσληψη
- Μεταβολή
- Απόλυση
Το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ λειτουργεί ως:
Ψηφιακό Μητρώο της Εργασιακής Σχέσης.
Καταγράφει:
- Τύπο σύμβασης
- Ωράριο
- Διευθέτηση χρόνου εργασίας
- Μη προβλέψιμο πρόγραμμα
- Μεταβολές
- Λήξη σχέσης
Η έννοια της «απόκλισης» μεταξύ πραγματικής και δηλωμένης απασχόλησης καθίσταται πλέον άμεσα ανιχνεύσιμη.
2. Διευθέτηση Χρόνου Εργασίας – Νομική και Πρακτική Ανάλυση
Η διευθέτηση χρόνου εργασίας επιτρέπει την αύξηση των ωρών εργασίας σε περιόδους αυξημένης ζήτησης, με αντίστοιχη μείωση σε επόμενη περίοδο, χωρίς υπερωριακή επιβάρυνση, εφόσον επιτυγχάνεται ισοστάθμιση.
2.1 Τι απαιτεί το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ
- Ψηφιακή δήλωση καθεστώτος
- Περίοδο αναφοράς (π.χ. 6 ή 12 μήνες)
- Παρακολούθηση εξισορρόπησης
Δεν αρκεί η ύπαρξη συμφωνίας.
Απαιτείται ψηφιακή τεκμηρίωση.
2.2 Παράδειγμα με Αριθμητική Ανάλυση
Σενάριο: Τουριστική μονάδα
Ιούνιος–Αύγουστος:
10 ώρες ημερησίως × 6 ημέρες = 60 ώρες/εβδομάδα
Σεπτέμβριος–Νοέμβριος:
6 ώρες ημερησίως × 5 ημέρες = 30 ώρες/εβδομάδα
Αν η μέση ετήσια κατανομή εξισορροπείται στο νόμιμο πλαίσιο,
δεν δημιουργείται υπερωριακή επιβάρυνση.
Αν όμως δεν έχει δηλωθεί διευθέτηση:
Οι επιπλέον 20 ώρες/εβδομάδα μπορεί να θεωρηθούν υπερωρίες.
3. Μη Προβλέψιμο Πρόγραμμα Εργασίας
Αφορά συμβάσεις όπου:
- Δεν υπάρχει σταθερό εβδομαδιαίο ωράριο
- Η απασχόληση καθορίζεται ανά ανάγκη
- Υπάρχει συμφωνημένο πλαίσιο ωρών
Το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ επιτρέπει την ψηφιακή αποτύπωση αυτού του μοντέλου.
3.1 Παράδειγμα με Ανάλυση Κόστους
Εστιατόριο με 25 ώρες εβδομαδιαίως.
Αν το πρόγραμμα αλλάζει χωρίς δήλωση:
Ο ελεγκτικός μηχανισμός μπορεί να θεωρήσει:
- Απλήρωτες υπερωρίες
- Ανακριβή δήλωση ωραρίου
Αν δηλωθεί ως μη προβλέψιμο:
Η ευελιξία κατοχυρώνεται.
4. Κυρώσεις με Αριθμητικά Παραδείγματα
Η ουσία δεν είναι μόνο η συμμόρφωση. Είναι το ρίσκο.
4.1 Μη Δηλωμένη Υπερωρία
Επιχείρηση 5 εργαζομένων
10 επιπλέον ώρες/εβδομάδα × 4 εβδομάδες
Εντοπισμός σε έλεγχο:
Πιθανό πρόστιμο:
1.000€ × 5 εργαζόμενοι = 5.000€
Συν αναδρομικές προσαυξήσεις.
4.2 Μη Δήλωση Μη Προβλέψιμου Προγράμματος
Επιχείρηση εστίασης 8 εργαζομένων.
Παράτυπη μεταβολή ωραρίου.
Πρόστιμο 800€ × 8 = 6.400€
4.3 Καθυστέρηση Υποβολής Μεταβολής
Καταχώριση μεταβολής μετά από 7 ημέρες.
Διοικητικό πρόστιμο 300€–500€ ανά παράβαση.
4.4 Παράνομη Υπερωριακή Απασχόληση
Αν η διευθέτηση απορριφθεί ως μη νόμιμη:
Πρόστιμα + διαφορές αποδοχών
- ενδεχόμενες δικαστικές αξιώσεις.
5. Πίνακας Συνοπτικής Εκτίμησης Κινδύνου
| Παράβαση | Πιθανή Συνέπεια | Οικονομικός Κίνδυνος |
|---|---|---|
| Μη δήλωση διευθέτησης | Χαρακτηρισμός υπερωριών | 1.000€+ ανά εργαζόμενο |
| Απόκλιση ωραρίου | Πρόστιμο ΣΕΠΕ | 800€–1.500€ |
| Καθυστέρηση δήλωσης | Διοικητική κύρωση | 300€–500€ |
| Λανθασμένη σύμβαση | Εργατική διαφορά | Απροσδιόριστος |
6. Επιχειρηματική Διάσταση
Το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ:
- Ενισχύει τον εσωτερικό έλεγχο
- Επιβάλλει πειθαρχία
- Μειώνει την ανοχή σε άτυπες πρακτικές
Για τη διοίκηση, αποτελεί εργαλείο διακυβέρνησης.
7. Συχνές Ερωτήσεις (FAQ)
Είναι υποχρεωτική η χρήση του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ;
Ναι, από 16/02/2026.
Μπορεί να εφαρμοστεί διευθέτηση χωρίς δήλωση;
Όχι.
Ποιος φέρει την ευθύνη;
Η επιχείρηση.
Αυξήθηκαν τα πρόστιμα;
Όχι απαραίτητα — αλλά αυξήθηκε η πιθανότητα εντοπισμού.
8. Εκπαιδευτικό Υλικό
Για αναλυτική ενημέρωση:
▶ Δωρεάν webinar Taxheaven
https://www.taxheaven.gr/news/72753/deite-se-magnhtoskophsh-to-dwrean-ergatiko-webinar-oles-oi-allages-me-to-neo-ps-erganh-ii
▶ YouTube Παρουσίαση
https://www.youtube.com/watch?v=kfIyCrUUH4k
9. Checklist Συμμόρφωσης 2026 – ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ
Η εφαρμογή του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ δεν απαιτεί μόνο τεχνική προσαρμογή. Απαιτεί δομημένη εσωτερική οργάνωση.
Ακολουθεί αναλυτικό Checklist Συμμόρφωσης που προτείνεται για κάθε επιχείρηση:
🔎 Α. Χαρτογράφηση Υφιστάμενης Κατάστασης
☐ Καταγραφή όλων των ενεργών συμβάσεων εργασίας
☐ Ταυτοποίηση μορφής απασχόλησης (πλήρης, μερική, εκ περιτροπής)
☐ Εντοπισμός εργαζομένων με ευέλικτα ή κυμαινόμενα ωράρια
☐ Καταγραφή περιπτώσεων εποχικότητας
☐ Έλεγχος εφαρμογής διευθέτησης χρόνου εργασίας
Στόχος: Να γνωρίζει η επιχείρηση ακριβώς τι εφαρμόζει πριν το δηλώσει.
📑 Β. Έλεγχος & Επικαιροποίηση Συμβάσεων
☐ Επιβεβαίωση ότι οι συμβάσεις αντανακλούν την πραγματική λειτουργία
☐ Προσθήκη ρητής πρόβλεψης για μη προβλέψιμο πρόγραμμα (όπου απαιτείται)
☐ Νομική τεκμηρίωση συμφωνιών διευθέτησης
☐ Αποθήκευση ψηφιακών αρχείων σε οργανωμένο φάκελο
Στόχος: Καμία σύμβαση «τυπική» και διαφορετική από την πραγματικότητα.
⏱ Γ. Διαχείριση Χρόνου Εργασίας
☐ Επιβεβαίωση ότι κάθε μεταβολή ωραρίου δηλώνεται έγκαιρα
☐ Έλεγχος ισοστάθμισης σε περιπτώσεις διευθέτησης
☐ Διασταύρωση πραγματικών ωρών με δηλωμένες
☐ Εσωτερικός μηνιαίος έλεγχος ωραρίων
Στόχος: Μηδενισμός αποκλίσεων μεταξύ πραγματικής και ψηφιακής εικόνας.
⚖ Δ. Διαχείριση Κινδύνου & Ελέγχου
☐ Προσομοίωση ελέγχου ΣΕΠΕ (εσωτερικός έλεγχος)
☐ Εντοπισμός πιθανών αποκλίσεων
☐ Εκτίμηση οικονομικού κινδύνου ανά κατηγορία παράβασης
☐ Δημιουργία διαδικασίας άμεσης διόρθωσης λαθών
Στόχος: Πρόληψη πριν από τον εξωτερικό έλεγχο.
👥 Ε. Εκπαίδευση Διοικητικών Στελεχών
☐ Ενημέρωση διευθυντών τμημάτων για τις νέες υποχρεώσεις
☐ Καθορισμός υπευθύνου μεταβολών προσωπικού
☐ Δημιουργία γραπτής εσωτερικής διαδικασίας
Στόχος: Να μην εξαρτάται η συμμόρφωση μόνο από το λογιστήριο.
🧾 ΣΤ. Τεχνική Προσαρμογή
☐ Έλεγχος διασύνδεσης λογισμικού μισθοδοσίας
☐ Ενημέρωση πρόσβασης στο νέο σύστημα
☐ Καθορισμός ρόλων χρηστών
☐ Δοκιμαστικές καταχωρίσεις
Στόχος: Ομαλή λειτουργία χωρίς τεχνικά λάθη.
📊 Ζ. Ετήσιος Έλεγχος Συμμόρφωσης (Best Practice)
Συνιστάται:
✔ Ετήσιος επανέλεγχος συμβάσεων
✔ Ανασκόπηση εφαρμογής διευθέτησης
✔ Επικαιροποίηση διαδικασιών
✔ Τεκμηριωμένη αναφορά συμμόρφωσης
Αυτό μειώνει σημαντικά τον κίνδυνο προστίμων και εργατικών διαφορών.
Τελική Παρατήρηση
Το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ δεν είναι απλώς μια νέα πλατφόρμα υποβολής στοιχείων.
Είναι ένα σύστημα που:
- Καταγράφει
- Συγκρίνει
- Διασταυρώνει
- Και διευκολύνει τον έλεγχο
Η συμμόρφωση δεν επιτυγχάνεται με μία καταχώριση.