Η 1η Οκτωβρίου 2026 αποτελεί κομβική ημερομηνία για την ηλεκτρονική τιμολόγηση στην Ελλάδα, καθώς από τότε η υποχρέωση επεκτείνεται στις επιχειρήσεις της δεύτερης περιόδου εφαρμογής.
Το σημαντικό, όμως, δεν είναι απλώς να γνωρίζει μια επιχείρηση την ημερομηνία. Πρέπει να έχει ελέγξει εγκαίρως εάν ο σημερινός τρόπος έκδοσης τιμολογίων μπορεί να συνεχίσει να χρησιμοποιείται και ποιες ενέργειες απαιτούνται για την ομαλή μετάβαση.
Ακολουθούν 7 βασικοί έλεγχοι που αξίζει να γίνουν πριν φτάσουμε στην 1η Οκτωβρίου.
1. Ελέγξτε αν ανήκετε στη δεύτερη περίοδο εφαρμογής
Η πρώτη περίοδος υποχρεωτικής ηλεκτρονικής τιμολόγησης αφορούσε επιχειρήσεις με ακαθάριστα έσοδα άνω του 1.000.000 ευρώ, με βάση τη δήλωση φορολογίας εισοδήματος του φορολογικού έτους 2023.
Για τις λοιπές επιχειρήσεις, η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση ξεκινά από 1 Οκτωβρίου 2026.
Αυτό σημαίνει ότι το επόμενο διάστημα είναι ιδιαίτερα σημαντικό κυρίως για τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις που μέχρι σήμερα δεν είχαν ενταχθεί στην πρώτη περίοδο.
2. Καταγράψτε πώς εκδίδετε σήμερα τα τιμολόγιά σας
Το πρώτο πρακτικό βήμα είναι απλό: καταγράψτε τον σημερινό τρόπο τιμολόγησης.
Χρησιμοποιείτε εμπορικό πρόγραμμα ή ERP; Εκδίδετε μέσω εφαρμογής τιμολόγησης; Χρησιμοποιείτε ήδη Πάροχο; Χρησιμοποιείτε το timologio της ΑΑΔΕ;
Η απάντηση είναι σημαντική γιατί η επιχείρηση πρέπει να γνωρίζει εάν η υφιστάμενη διαδικασία μπορεί να προσαρμοστεί στις νέες απαιτήσεις ή εάν χρειάζεται αλλαγή.
3. Μην θεωρήσετε ότι «αφού στέλνω στο myDATA, είμαι καλυμμένος»
Εδώ βρίσκεται μία από τις σημαντικότερες παγίδες.
Η διαβίβαση δεδομένων στο myDATA και η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν είναι ακριβώς το ίδιο πράγμα.
Το γεγονός ότι ένα εμπορικό ή λογιστικό πρόγραμμα διαβιβάζει σήμερα δεδομένα στο myDATA δεν σημαίνει από μόνο του ότι η επιχείρηση έχει καλύψει τη νέα υποχρέωση ηλεκτρονικής έκδοσης τιμολογίων.
Γι’ αυτό χρειάζεται έλεγχος του λογισμικού και συνεννόηση με τον προμηθευτή του συστήματος και τον λογιστή της επιχείρησης.
4. Επιλέξτε εγκαίρως τον τρόπο ηλεκτρονικής τιμολόγησης
Η επιχείρηση θα πρέπει να αποφασίσει ποια λύση ανταποκρίνεται καλύτερα στον τρόπο λειτουργίας της.
Στις διαθέσιμες επιλογές περιλαμβάνονται οι εφαρμογές timologio και myDATAapp της ΑΑΔΕ, καθώς και η χρήση πιστοποιημένου Παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
Δεν υπάρχει μία λύση που να είναι ιδανική για όλες τις επιχειρήσεις.
Μια μικρή επιχείρηση που εκδίδει λίγα τιμολόγια μπορεί να έχει διαφορετικές ανάγκες από μια εμπορική επιχείρηση με μεγάλο αριθμό παραστατικών, υποκαταστήματα, αποθήκη και διασυνδεδεμένο ERP.
Η επιλογή πρέπει επομένως να γίνεται με βάση τις πραγματικές λειτουργικές ανάγκες και όχι μόνο το κόστος.
5. Ελέγξτε τις απαιτούμενες δηλώσεις στην ΑΑΔΕ
Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται στις δηλώσεις που συνδέονται με την επιλογή του καναλιού ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
Η ΑΑΔΕ προβλέπει διαδικασία δήλωσης όταν χρησιμοποιείται Πάροχος ή η εφαρμογή timologio.
Αυτό έχει ιδιαίτερη σημασία και για τη μεταβατική περίοδο.
Για το διάστημα 1 Οκτωβρίου έως 31 Δεκεμβρίου 2026 προβλέπεται δυνατότητα σταδιακής συμμόρφωσης με παράλληλη χρήση άλλων τρόπων έκδοσης και διαβίβασης, αλλά μόνο εφόσον πληρούνται οι προβλεπόμενες προϋποθέσεις και έχει γίνει εμπρόθεσμα η σχετική δήλωση με ημερομηνία έναρξης το αργότερο την 1η Οκτωβρίου.
Επομένως, το τέλος Δεκεμβρίου δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται ως γενική παράταση.
6. Κάντε πραγματικές δοκιμές πριν από την προθεσμία
Η μετάβαση δεν πρέπει να γίνει την τελευταία ημέρα.
Πριν τεθεί σε πλήρη λειτουργία το νέο σύστημα, η επιχείρηση καλό είναι να ελέγξει στην πράξη:
- την έκδοση τιμολογίου,
- την ορθή διαβίβασή του στο myDATA,
- τη λήψη του Μοναδικού Αριθμού Καταχώρησης (ΜΑΡΚ),
- τις ακυρώσεις και διορθώσεις,
- τις πιστωτικές συναλλαγές,
- τη λειτουργία του ERP όπου χρησιμοποιείται,
- καθώς και τον τρόπο που θα χειρίζεται καθημερινά τα παραστατικά το προσωπικό.
Ένα τεχνικό πρόβλημα που εντοπίζεται τον Αύγουστο ή τον Σεπτέμβριο μπορεί να διορθωθεί οργανωμένα. Το ίδιο πρόβλημα την ημέρα έναρξης της υποχρέωσης μπορεί να επηρεάσει άμεσα τη λειτουργία της επιχείρησης.
7. Ενημερώστε το προσωπικό που εκδίδει παραστατικά
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν αφορά μόνο το λογιστήριο.
Σε πολλές επιχειρήσεις τιμολόγια και άλλα παραστατικά εκδίδονται από πωλητές, υπαλλήλους γραφείου, καταστήματα, υποκαταστήματα ή διαφορετικά τμήματα.
Όλοι όσοι συμμετέχουν στη διαδικασία πρέπει να γνωρίζουν τι αλλάζει και ποια διαδικασία θα ακολουθούν.
Μια σύντομη εκπαίδευση πριν από την εφαρμογή μπορεί να αποτρέψει λάθη που αργότερα θα απαιτούν διορθώσεις.
Τι πρέπει να κάνει σήμερα μια επιχείρηση
Δεν χρειάζεται πανικός, χρειάζεται όμως προετοιμασία.
Η επιχείρηση μπορεί από τώρα να κάνει τρεις απλές κινήσεις:
Πρώτον, να επικοινωνήσει με τον λογιστή της και να επιβεβαιώσει ποιες υποχρεώσεις την αφορούν.
Δεύτερον, να ζητήσει από τον προμηθευτή του εμπορικού ή λογιστικού προγράμματος σαφή ενημέρωση για το πώς θα καλυφθεί η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση.
Τρίτον, να αποφασίσει εγκαίρως το κανάλι που θα χρησιμοποιήσει και να οργανώσει δοκιμές πριν από την έναρξη εφαρμογής.
Συμπέρασμα
Η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν είναι απλώς ακόμη μία υποχρέωση διαβίβασης δεδομένων στην ΑΑΔΕ.
Αλλάζει στην πράξη τη διαδικασία έκδοσης των τιμολογίων και απαιτεί συντονισμό μεταξύ επιχείρησης, λογιστή, λογισμικού και Παρόχου όπου χρησιμοποιείται.
Όσο νωρίτερα γίνει ο έλεγχος ετοιμότητας, τόσο μικρότερος είναι ο κίνδυνος να εμφανιστούν προβλήματα όταν η υποχρέωση τεθεί σε εφαρμογή.