Ερωτήσεις και απαντήσεις
Ερώτηση: Θα ήθελα να μάθω ποτέ η επιχείρηση μου θα ενταχθεί στην Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας και πως θα Ενημερωθώ;
Απάντηση: α. Όσον αφορά την υπαγωγή της κάθε επιχείρησης/εργοδότη στον Μηχανισμό της Κάρτας Εργασίας αυτό θα πραγματοποιηθεί σταδιακά ανά κλάδο οικονομικής δραστηριότητος ή/και ανά πλήθος εργαζομένων που απασχολούν. Σχετικές αποφάσεις, ενημερώσεις, ανακοινώσεις θα αναφέρονται στους κλάδους, στις προθεσμίες και στις λοιπές λεπτομέρειες υπαγωγής στον Μηχανισμό της Κάρτας Εργασίας.
Eρώτηση: Στην απογραφική διαδικασία της ψηφιακής οργάνωσης του χρόνου εργασίας, θα συμπεριληφθούν οι Εργαζόμενοι, που υπάγονται στην κατηγορία των Διευθυντικών Στελεχών (Υ.Α. 90972/2021) και για τους οποίους έχει υποβληθεί σχετική Δήλωση στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ; Σε περίπτωση καταφατικής απάντησης, θα πρέπει και για την εν λόγω κατηγορία να δηλώνεται ωράριο εργασίας;
Απάντηση: Τα πρόσωπα που κατέχουν Θέση εποπτείας, ή διεύθυνσης, ή εμπιστευτική απογράφονται κανονικά στην διαδικασία της ψηφιακής οργάνωσης του χρόνου εργασίας εφόσον πρόκειται για εργαζόμενους με εξαρτημένη σχέση εργασίας.
α. Για τα πρόσωπα που κατέχουν Θέση εποπτείας, ή διεύθυνσης, ή εμπιστευτική σε επιχειρήσεις/εργοδότες ενταγμένους στους κλάδους της Κάρτας Εργασίας (Υποχρεωτικά Επιλογή),Ψηφιακή οργάνωση του χρόνου εργασίας:[ΝΑΙ]- Κάρτα Εργασίας: [ΝΑΙ].
(Θα πραγματοποιείται στην Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης -Οργάνωση Χρόνου Εργασίας επιλογή με ΝΑΙ και ΝΑΙ στα πεδία αλλά δεν θα απαιτείται Ψηφιακό Ωράριο και Δήλωση Έναρξης – Λήξης Ψηφιακής Κάρτας, δεδομένου ότι εξαιρούνται από τα χρονικά όρια εργασίας).
β. Για τα πρόσωπα που κατέχουν Θέση εποπτείας, ή διεύθυνσης, ή εμπιστευτική σε επιχειρήσεις/εργοδότες σε μη ενταγμένους κλάδους στον Μηχανισμό της Κάρτας Εργασίας,
(Η επιλογή θα είναι), Ψηφιακή οργάνωση του χρόνου εργασίας: [ΝΑΙ] – Κάρτα Εργασίας: [ΟΧΙ]
(Θα πραγματοποιείται στην Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης -Οργάνωση Χρόνου Εργασίας επιλογή με [ΝΑΙ] στην Ψηφιακή οργάνωση του χρόνου εργασίας και επιλογή [ΟΧΙ] στην Ψηφιακή Κάρτα αλλά δεν θα απαιτείται υποβολή Ψηφιακού Ωραρίου, δεδομένου ότι εξαιρούνται από τα χρονικά όρια εργασίας).
Ερώτηση: Τηλεργασία
Θα μπορεί το σύστημα να δέχεται προδήλωση Τηλεργασίας σε μη σταθερές ημέρες εργασίας ανά εβδομάδα και με ποιο αρχείο θα ενημερώνουμε το σύστημα. Με το ημερήσιο ή με το εβδομαδιαίο (και πώς);
Απάντηση: Μπορεί να δηλώνεται, εφόσον δεν είναι σταθερή εβδομαδιαία δήλωση, με την ένδειξη «Από -Έως την εβδομάδα ή μεταβαλλόμενο»
Ερώτηση: α) Τι σημαίνει ο όρος “Ευέλικτη Προσέλευση” και υπό ποιες προϋποθέσεις δύναται να συμπληρωθεί;
β) Η “Ευέλικτη Προσέλευση” ποιο χρονικό σημείο έχει ως έναρξη; Την έναρξη του δηλωθέντος ωραρίου ή μπορεί να ξεκινάει και πιο πριν; (πχ εργαζόμενος που έφτασε στη δουλειά του πιο νωρίς).
Απάντηση: α) Αφορά όλους τους εργαζόμενους της επιχείρησης που είναι ενταγμένοι στην ψηφιακή οργάνωση του χρόνου, εφόσον έχει ενεργοποιηθεί η κάρτα εργασίας και εφόσον ο εργαζόμενος και ο εργοδότης έχουν συμφωνήσει την ως άνω εφαρμογή ωραρίου ΠΡΟΣΟΧΗ: Η Ευέλικτη Προσέλευση επιτρέπεται μόνο όταν έχει γίνει ενεργοποίηση της Κάρτας Εργασίας και
β) Η δυνατότητα προσέλευσης σε περίπτωση που εφαρμόζεται “Ευέλικτη Προσέλευση” είναι δυνατή εντός Χ λεπτών (και έως 120′ κατ’ ανώτατο) εκκινώντας από τη δηλωθείσα έναρξη του προδηλωθέντος ωραρίου στην οργάνωση του χρόνου εργασίας.
Ερώτηση: Σε περίπτωση τροποποίησης ωραρίου εργασίας και εκπρόθεσμης υποβολής προγράμματος «Τροποποιούμενο ανά ημέρα Ωραρίου Απασχόλησης», σε ποιες ενέργειες πρέπει να προβεί ο Εργοδότης;
Απάντηση: Δεν προβλέπεται η δυνατότητα εκπρόθεσμης υποβολής τροποποίησης ωραρίου.
Ερώτηση: Θα δηλωθούν τα ΑΕΙ, ΤΕΙ, ΙΚΥ (πρακτική άσκηση) Μαθητεία; Και εάν ναι, σε όλα τα έντυπα (Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης, Δήλωση Ωραρίου- Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας και Ψηφιακή Κάρτα);
Όχι, στην παρούσα φάση υποβολές θα πραγματοποιούνται ΜΟΝΟ από τα Ειδικά έντυπα.
Ερώτηση: Όσον αφορά τις υπερωρίες, μέχρι πότε έχει δικαίωμα ο εργοδότης να τις δηλώσει πλέον. Πριν τη λήξη του ωραρίου του υπαλλήλου;
Απάντηση: Στην παρούσα φάση, η νόμιμη υπερωριακή απασχόληση των εργαζομένων τους στο Π.Σ. «ΕΡΓΑΝΗ» καταχωρείται πριν από την έναρξη πραγματοποίησής της, με το Ε8: «Αναγγελία Νόμιμης Υπερωριακής Απασχόλησης».
Ερώτηση :Οι εργαζόμενοι στην επιχείρηση μου, απασχολούνται Δευτέρα έως Πέμπτη 8 ώρες καθημερινά και την Παρασκευή 7,5 ώρες. Πώς διαχειριζόμαστε τη συμπλήρωση του Εντύπου Ε3, θα πρέπει να υποβληθεί σχετικό πρόγραμμα εργασίας με επισυναπτόμενο αρχείο και τι ενέργειες θα πρέπει να γίνουν στη συνέχεια (π.χ. υποβολή εβδομαδιαίου προγράμματος);
Απάντηση: Στην παρούσα φάση, κατά την υποβολή του Ε3 Ενιαίο Έντυπο Αναγγελίας Πρόσληψης για την 1η μέρα εργασίας τα υποχρεωτικά πεδία είναι η έναρξη και λήξη της εργασία (δεν απαιτείται επισυναπτόμενο αρχείο και δεν θα συμπληρωθούν [ΩΡΕΣ ΕΝΑΡΞΗΣ & ΛΗΞΗΣ – ΗΜΕΡΕΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ] και [ΩΡΕΣ ΔΙΑΛΕΙΜΜΑΤΟΣ -ΔΙΑΚΟΠΗ]. Στην συνέχεια όμως και για τις επόμενες ημέρες θα πρέπει να υποβληθεί η οργάνωση χρόνου εργασίας με Ψηφιακό Ωράριο που πραγματοποιείται πάντα πριν την έναρξη της εργασίας (είτε με Σταθερό ωράριο εφόσον ο εργαζόμενος έχει σταθερές ημέρες εργασίας και ώρες, είτε με μεταβαλλόμενο/τροποποιούμενο εφόσον οι ημέρες και οι ώρες δεν είναι σταθερές).
Ερώτηση: Πως δηλώνεται το διάλειμμα σε σχέση με το ωράριο εργασίας στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Απάντηση: Το διάλειμμα δηλώνεται στο έντυπο «Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης» επιλέγοντας:
α. την αντίστοιχη τιμή ΝΑΙ/ΟΧΙ στο πεδίο «ΕΝΤΟΣ ΩΡΑΡΙΟΥ»
β. Θέτοντας τα λεπτά στο πεδίο «ΔΙΑΛΕΙΜΜΑ» (υπενθυμίζουμε ότι σύμφωνα με την παρ.1 του άρθρου 56 του ν.4808/2021 ότι για απασχόληση πλέον των τεσσάρων (4) ωρών είναι ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΉ η χορήγηση διαλείμματος).
Στη δήλωση του ωραρίου απασχόλησης του εργαζόμενου είτε με «Σταθερό Εβδομαδιαίο» είτε με «Μεταβαλλόμενο/ Τροποποιούμενο ανά Ημέρα» συμπληρώνουμε το συμβατικό ωράριο απασχόλησης ανεξάρτητα αν το διάλειμμα είναι εντός ή εκτός ΩΡΑΡΙΟΥ, αν δηλαδή παρατείνει ή όχι το ωράριο εργασίας
Παράδειγμα:
Εργαζόμενος πλήρως απασχολούμενος με εβδομαδιαία ωράριο ΔΕΥΤΕΡΑ έως ΠΑΡΑΣΚΕΥΗ 08:00 – 16:00 και με διάλειμμα 30 λεπτών ΕΚΤΟΣ ωραρίου θα δηλωθεί ως εξής
Στο Έντυπο «Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης» συμπληρώνεται
Στο Πεδίο ΕΝΤΟΣ ΩΡΑΡΙΟΥ : ΟΧΙ
Στο Πεδίο ΔΙΑΛΕΙΜΜΑ : 30
Στο Έντυπο Οργάνωσης χρόνου Εργασίας «Σταθερό Εβδομαδιαίο» ή «Μεταβαλλόμενο/ Τροποποιούμενο ανά Ημέρα»
Συμπληρώνεται το συμβατικό ωράριο για κάθε ημέρα εργασίας: 08:00 – 16:00 και όχι 08.00 – 16:30.
Ερώτηση: Πως μπορεί να δηλωθεί τυχόν αναγκαία υπέρβαση των επιτρεπόμενων ημερήσιων ωρών εργασίας, υπερωρίας (λειτουργία συστημάτων πληρωμών, ταμιακές εργασίες, βλάβες στα κτίρια της Τράπεζας, χρηματαποστολές, υποστήριξη γραφείων Διοίκησης σε έκτακτες περιπτώσεις);
Απάντηση: Στην παρούσα φάση με Αναγγελία Νόμιμης Υπερωριακής Απασχόλησης (και σε περίπτωση υπερβάσεων πέραν των νόμιμων ωρών υπερωρίας πρέπει να αναφέρεται και η σχετική αίτηση ή εγκριτική απόφαση του αρμοδίου οργάνου του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης).
Ερώτηση: Αντιμετωπίζουμε πρόβλημα με τις αλλαγές ωραρίου. Λόγω της αλλαγής σε ψηφιακής οργάνωσης δεν μπορούμε να κάνουμε καμία αλλαγή π.χ. αν κάποιος έχει πρόγραμμα πρωί 07:00-15:00 και για κάποιο λόγο τον ειδοποιήσουν να πάει απόγευμα 15:00-23:00 εφόσον περάσει η ώρα έναρξης (07:00) δεν μπορούμε να κάνουμε την αλλαγή.
Απάντηση: α. Στο Ψηφιακό Ωράριο η υποβολή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας θα πραγματοποιείται πάντα πριν την έναρξη δήλωσης της εργασίας (Σταθερό ή μεταβαλλόμενο). [Στο Σταθερό πρέπει να είναι πάντα 7 ημέρες , στο μεταβαλλόμενο πρέπει να υπάρχει τύπος απασχόλησης για κάθε μέρα του Από…… – Έως………..;]
β. Στο Ψηφιακό Ωράριο η αλλαγή ή η τροποποίηση του ωραρίου θα πραγματοποιείται πάντα πριν την έναρξη της τελευταίας δήλωσης της ψηφιακής οργάνωσης του χρόνου εργασίας.
Ερώτηση: Σε περίπτωση που Εργαζόμενος είναι αδικαιολογήτως απών και εξ αυτού του λόγου δεν «χτυπήσει» την κάρτα του, πώς θα δηλωθεί η απουσία του εντός του πρώτου δεκαημέρου του επομένου μηνός; Θα προβλεφθεί συγκεκριμένος κωδικός;
Απάντηση: Το Σύστημα Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας δεν παρακολουθεί την απουσία αλλά την εργασία.
Το σύστημα ψηφιακής οργάνωσης του χρόνου εργασίας παρακολουθεί την εργασία και τη δικαιολογημένη μη εργασία (άδεια , ανάπαυση).
Ερώτηση: Θα υπάρχει δυνατότητα αλλαγής της ευέλικτης προσέλευσης μετά την υποβολή του εντύπου Δήλωσης Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης; Και αν ναι, από ποιο έντυπο;
Απάντηση: Ναι με το ίδιο σε άλλη ημερομηνία
Ερώτηση: Στις περιπτώσεις εργαζομένων που δεν ξεκινούν πάντοτε (αλλά κάποιες φορές) την ημερήσια απασχόλησή τους από τις εγκαταστάσεις του εργοδότη τους ή/και δεν ολοκληρώνουν πάντοτε (αλλά κάποιες φορές την εργασία τους αποχωρώντας από τις προαναφερθείσες εγκαταστάσεις, η αποτύπωση μη σταθερών δηλώσεων υποβολής (δηλ. η εμφάνιση ανομοιόμορφης καρτοσήμανσης) δεν είναι πιθανόν να προκαλέσει τον έλεγχο του ΣΕΠΕ και, ενδεχομένως, και την επιβολή κύρωσης;
Ο μηχανισμός της ψηφιακής κάρτας εργασίας, εφαρμόζεται μόνο για εργαζόμενους με φυσική παρουσία. Άρα για κάποιον που ξεκινά ή /και ολοκληρώνει την εργασία του στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης όπου και εργάζεται ισχύει κανονικά η κάρτα εργασίας. Επίσης σε περίπτωση κατά την οποία δεν υφίσταται χτύπημα κάρτας κατά την έναρξη, ή/και κατά τη λήξη της απασχόλησης των εργαζομένων λόγω της φύσης της αντικειμένου εργασίας τους (πχ περιοδεύοντες πωλητές), τεκμαίρεται ως ωράριο εργασίας για τη συγκεκριμένη ημέρα, το δηλωθέν στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ημερήσιο ωράριο εργασίας.
Εύλογο είναι, ότι σε περίπτωση διενέργειας ελέγχου από την Επιθεώρηση Εργασίας, εφόσον βρεθεί εργαζόμενος απασχολούμενος εκτός του δηλωθέντος ωραρίου εργασίας, χωρίς να έχει προηγηθεί καταχώρηση της εν λόγω απασχόλησης, στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, επιβάλλονται οι σχετικές κυρώσεις όπως αυτές προβλέπονται στην οικεία νομοθεσία. Σε κάθε περίπτωση ο Επιθεωρητής λαμβάνει υπόψη την ειδικότητα και τους όρους σύμβασης του εργαζομένου.
Σε περίπτωση προσέλευσης μετά τη δηλωμένη έναρξη του ωραρίου, ή αποχώρησης πριν τη δηλωμένη λήξη του ωραρίου, κρίνεται απαραίτητη η σήμανση της κάρτας (εφόσον η προσέλευση καθώς και η αποχώρηση είναι εντός του προκαθορισμένου ωραρίου). Η ανωτέρω σήμανση κρίνεται απαραίτητη, μεταξύ άλλων και για λόγους ασφάλειας δικαίου του εργαζόμενου (π.χ. εργατικό ατύχημα).
Ενδεικτικά παραδείγματα στην παρούσα φάση:
Σε περίπτωση που ένας υπάλληλος έχει εξωτερικό ραντεβού με πελάτη (ωράριο εργασίας 08:00 έως 16:00) και έλθει στο γραφείο στις 11:00. [Σημείωση ότι από 08:00 έως 11:00 έχει εργαστεί εκτός του παραρτήματος του εργοδότη]. Ισχύει και γι’ αυτόν κανονικά η κάρτα εργασίας και για την συγκεκριμένη ημέρα θα έχει χτύπημα (είσοδο) στις 11:00 που θα ξεκινήσει εργασία στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης, μετά από το εξωτερικό ραντεβού με πελάτη, και θα ολοκληρώσει την εργασία του στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης έχοντας χτύπημα της κάρτας με έξοδο (λήξη) ώρα 16:00.
Εύλογο είναι, ότι σε περίπτωση διενέργειας ελέγχου από την Επιθεώρηση Εργασίας, εφόσον βρεθεί εργαζόμενος απασχολούμενος στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης όπου εφαρμόζεται το σύστημα μέτρησης του χρόνου εργασίας με καρτοσήμανση, χωρίς να έχει προηγηθεί καταχώρηση της στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, επιβάλλονται οι σχετικές κυρώσεις (ποινικές και διοικητικές κυρώσεις) όπως αυτές προβλέπονται στην οικεία νομοθεσία.
Ερώτηση: Θα ήταν χρήσιμο να καθορισθεί ένα ελάχιστα απαιτούμενο διάστημα προ της έναρξης και μετά τη λήξη της εργασίας με βάση το υποβληθέν πρόγραμμα, κατά το οποίο το τυχόν «χτύπημα» δεν θα θεωρείται υπέρβαση. Επειδή τα «χτυπήματα» εύλογα έχουν απόκλιση ορισμένων λεπτών ανά ημέρα από τα υποβληθέντα ωράρια, γεννάται καθημερινά διαφορά (π.χ. 10 λεπτά στην έναρξη/10 λεπτά στη λήξη, 20 λεπτά συνολικά), η οποία αποτελεί τον απαιτούμενο χρόνο προετοιμασίας προς ανάληψη εργασίας ή αποχώρηση από αυτήν, που κατά κανόνα δεν αποτελεί χρόνο εργασίας. Η επιλογή της «ευέλικτης προσέλευσης» αντιμετωπίζει μόνο το ζήτημα της τυχόν καθυστέρησης κατά την έναρξη εργασίας και όχι το θέμα που ανωτέρω αναφέρεται. Αν δεν υπάρξει κεντρική κατεύθυνση, ο χειρισμός του θέματος εναπόκειται στην κρίση κάθε Επιχείρησης.
Απάντηση: Η σήμανση της ψηφιακής κάρτας εργασίας θα πρέπει να είναι σύμφωνη με την ψηφιακή δήλωση του ωραρίου εργασίας. Περαιτέρω, ο χρόνος προπαρασκευής των εργαζομένων πριν την ανάληψη υπηρεσίας ή κατά την αποχώρησή τους από την εργασία, με βάση πάντα το δηλωθέν ωράριό τους, π.χ. αλλαγή ενδυμασίας, πλύσιμο κλπ, δεν αποτελεί χρόνο εργασίας εκτός αντιθέτου συμφωνίας μεταξύ εργοδότη και εργαζομένου. (ΑΠ 317/65)
Η ευέλικτη προσέλευση πρέπει να περιλαμβάνεται ως όρος στην ατομική σύμβαση εργασίας. Επιπλέον θα πρέπει να τηρηθεί αυστηρά το διάστημα ευέλικτης προσέλευσης που έχει δηλωθεί από τον εργοδότη και υποστηρίζεται από την ψηφιακή κάρτα εργασίας. Ευνόητο είναι ότι εάν π.χ. το δηλωθέν ωράριο είναι 08:00-16:00 και έχει δηλωθεί ευέλικτη προσέλευση 60 λεπτά, η ώρα έναρξης της ευέλικτης προσέλευσης δεν μπορεί να είναι προγενέστερη του δηλωθέντος ωραρίου. Άρα στο συγκεκριμένο παράδειγμα, η ευέλικτη προσέλευση είναι μεταξύ 08:00-09:00. .
Ερώτηση: Εργαζόμενος παρέχει εργασία με μικτό εβδομαδιαίο πρόγραμμα εργασίας με φυσική παρουσία και τηλεργασία. Π.χ. για 5ημερη εργασία, 3 ημέρες φυσική παρουσία και 2 ημέρες τηλεργασία. Πως θα απογραφούν οι παραπάνω περιπτώσεις σε ότι αφορά το πεδίο «κάρτα εργασίας» το οποίο δίνει τιμές «ΝΑΙ ή ΟΧΙ»; Υπάρχει υποχρέωση για τις περιπτώσεις αυτές για τήρηση κάρτας εργασίας και αποστολή γεγονότων έναρξης/λήξης ωραρίου; Τι θα συμβαίνει για τις ημέρες που ο εργαζόμενος απασχολείται με τηλεργασία;
Απάντηση: Ο Μηχανισμός της Ψηφιακής κάρτας εφαρμόζεται, μόνο για εργαζόμενους με φυσική παρουσία. Η τηλεργασία δύναται να δηλώνεται είτε με σταθερό εβδομαδιαίο ωράριο, είτε με μεταβαλλόμενο, τροποποιούμενο ( βλέπε εγχειρίδιο χρήσης ψηφιακής οργάνωσης του χρόνου εργασίας).
Ταυτόχρονα υπηρεσιακά προετοιμάζεται το σύστημα ώστε να δηλώνεται και η τηλεργασία-εξ’ αποστάσεως εργασία.